WHISTLEBLOWING”: SISTEMI DI SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI AI SENSI DEL D. LGS. 24/2023

 

VILFER S.r.l. ha adottato un sistema interno di segnalazione di condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/01, di violazioni del Modello 231 (ivi compreso il Codice Etico).

Cosa è possibile segnalare:

Le segnalazioni possono riguardare: violazioni dei reati previsti dal D. Lgs. 231/01, violazioni del Modello 231 (si rinvia alla Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società).

Il D. Lgs. 24/2023 non prevede possibilità di segnalare, con le tutele previste dai canali whistleblowing, le contestazioni legate a interessi di carattere personale inerenti al rapporto di lavoro del segnalante. Eventuali segnalazioni su temi riguardanti il rapporto di lavoro saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia.

Chi può segnalare:

Possono inviare segnalazioni “whistleblowing” i dipendenti, i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa in favore della Società, i liberi professionisti e i consulenti che svolgono  la propria attività lavorativa in favore della Società, i lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi, i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività lavorativa presso la Società, gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione e controllo, vigilanza o rappresentanza in favore della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

 

Canali di segnalazione interni:

• segnalazione scritta: le segnalazioni dovranno essere presentate all’Organismo di Vigilanza (cui è stato affidato il ruolo di Gestore Whistleblowing) attraverso l’utilizzo della posta raccomandata (A/R) al seguente indirizzo:

AVVOCATO TIZIANA CALIGIURI

VIA XX SETTEMBRE, 51 - 10121 TORINO (TO)

 

Istruzioni operative per effettuare la segnalazione: utilizzare due buste chiuse ed inserire nella prima, i dati identificativi del segnalante (unitamente ad un documento d’identità) e l’indicazione del recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti; nella seconda, l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste devono, poi, essere inserite in una terza busta che riporti, all’esterno, la seguente dicitura: “Riservata al Gestore Whistleblowing”;

• incontro diretto e riservato con il Gestore del canale di segnalazione interna, richiedendo canale di segnalazione orale mediante incontro diretto e riservato con il Gestore del canale di segnalazione interna, l’incontro può essere richiesto inviando una e-mail all’indirizzo whistleblowing.vilfer@gmail.com. L’incontro avviene entro il termine di 15 giorni dalla richiesta, in un luogo adatto a garantire la riservatezza del Segnalante. Il Gestore procede a stilare un verbale che viene sottoscritto da entrambi al termine dell’incontro o, in alternativa, a stilarlo successivamente e ad inviarlo, entro sette giorni dall’incontro, al Segnalante tramite e-mail all’indirizzo non aziendale da quest’ultimo comunicato in modo da poterne verificare, rettificare e confermare il contenuto. 

 

Per quanto attiene al contenuto minimo della segnalazione si rinvia alla Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società.

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni, ma al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.

 

Trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dall’OdV (Gestore Whistleblowing) in qualità di responsabile esterno del trattamento dei dati personali ex art. 28 del Reg. UE n. 679/16. 

L’informativa sul trattamento dei dati personali in ambito whistleblowing è fornita da VILFER S.r.l. (in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali) mediante pubblicazione sul sito web, nella sezione “Whistleblowing”.

La conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni avviene nel rispetto dei dettami di cui alla vigente normativa. In particolare, l’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023 dispone che le segnalazioni e la relativa documentazione vengano conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Maggiori informazioni sono contenute nella Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet della Società.

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